Po co archiwum dokumentów?

Archiwum dokumentów świadczy o profesjonalizmie każdej firmy. Jego istnienie jest dowodem nie tylko na to, że dba się o przechowywanie niejednokrotnie wrażliwych danych klienta. Czemu służy archiwum dokumentów? Po pierwsze, chroni dane osoby korzystającej z usług firmy. Z tego też względów powinno być ono dostatecznie dobrze zabezpieczone, aby uniknąć ingerencji osób trzecich, które mogą naruszyć cudzą prywatność. Po drugie, archiwum dokumentów stanowi źródło cennej wiedzy. Niejednokrotnie bowiem zdarza się, że istnieje konieczność powrotu do dawnych akt, gdyż stare sprawy z różnych przyczyn wymagają ponownego rozpatrzenia. W takim wypadku sięgnięcie do dobrze prowadzonego archiwum pozwala na błyskawiczne zapoznanie się ze stanem faktycznym, a także sprawdzenie, kto w określonym czasie zajmował się danym przypadkiem. Archiwum dokumentów zabezpiecza także interesy firmy. Dzięki nim posiada się rzetelną wiedzę na temat stanu faktycznego. W przypadku problemów firmy (głównie z prawem), dzięki archiwum dokumentów nie ma problemu odnalezienia zaginionych akt, gdyż wszystkie znajdują się w jednym miejscu.